Untuk membantu Anda memakai dan memelihara printer secara baik dan
benar–dan tentu saja hemat–kami telahmewawancarai Teguh Tamtomo dari
HPSI, Frans Setiawan dari Datascrip, serta Teddy Permana dan Hendro Tan
dari Sentra Layan Metrodata. Sebagai orang yang selama ini berkecimpung
di dunia servis printer, ada beberapa saran menarik yang tampaknya wajib
Anda ikuti agar bisa menggunakan printer secara baik, benar, dan hemat
dengan mendapatkan hasil yang maksimal.
Banyak orang membeli printer hanya melihat dari harganya di toko. Anda termasuk pembeli yang hebat jika tidak hanya menghitung harga, tetapi juga memperhitungkan biaya operasionalnya. Istilah yang umum dipakai untuk ini adalah TCO (Total Cost of Ownership) alias biaya kepemilikan–yang mencakup seluruh biaya yang diperlukan dari awal pembelian sampai pemakaian dan pemeliharaannya.
Sampai saat ini memang tidak ada angka patokan yang jelas berapa besar TCO sebuah printer, tetapi ada beberapa faktor yang pasti menentukannya, yaitu :Jenis printer
Dot-matrix, inkjet, atau laser? Dot-matrix hanya digunakan oleh Anda yang sudah memilikinya dari jaman “perjuangan” atau oleh kalangan industri tertentu yang membutuhkannya untuk pencetakan pada kertas berkarbon (biro perjalanan, bank, dsb.). Biaya pembelian dot-matrix tidak terlalu mahal, demikian pula biaya pemakaian dan pemeliharaannya– pengorbanannya adalah pada kualitas dan kecepatan cetak. Anda yang membutuhkan kualitas bagus, tentu tidak ingin
memilih dot-matrix.
Inkjet merupakan printer yang paling banyak digunakan kalangan rumah tangga dan bisnis skala kecil. Di sisi biaya, ciri khas inkjet adalah biaya awal yang tidak terlalu tinggi (dibandingkan laser) dan biaya operasional yang tinggi (lebih tinggi daripada laser, apalagi dot-matrix). Laser agak berkebalikan dengan inkjet. Biaya awalnya tinggi, tetapi biaya operasionalnya tidak setinggi inkjet.
Apa yang Anda cetak? Jika Anda hanya mencetak teks biasa, hitam-putih, dengan jarak dan ukuran font normal, tanpa blok hitam/warna, dan sebagainya–pendeknya mencetak biasa–tentu Anda akan jauh lebih hemat dibandingkan jika Anda mencetak brosur yang indah penuh warna.
Cara pemakaian
Apakah Anda menggunakannya secara benar? Penggunaan yang tidak sesuai aturan (baca boks “Kesalahan Umum Pemakai Printer”) menyebabkan peluang rusak printer semakin tinggi. Tentu saja kerusakan printer berarti Anda harus mengeluarkan dana tambahan untuk memperbaikinya–belum lagi hilangnya produktivitas yang harus Anda tanggung. Setelah memperhitungkan TCO, langkah berikutnya adalah memilih printer yang tepat sesuai kebutuhan. Dan terakhir, tentu saja, Anda harus menggunakannya secara baik dan benar.
Penggunaan yang baik dan benar sebenarnya tidak sulit. Rahasianya: Baca buku petunjuk. Setiap printer pasti disertai buku petunjuk. Walaupun tingkat kelengkapan dan kejelasan buku petunjuk setiap printer berbeda-beda, hampir dapat dipastikan Anda tidak akan mengalami masalah untuk memahaminya–toh pembuat printer sudah bekerja keras untuk membuat buku petunjuk yang selengkap dan sejelas mungkin. Atau, dari buku petunjuk Anda juga bisa melihat seberapa
hebat perusahaan pembuat printer tersebut, karena semakin bagus bukunya biasanya semakin bagus juga produknya.
Pedoman Pemakaian yang Benar
- Begitu Anda membuka kardus printer, baca dulu buku petunjuk (manual) yang menyertainya. Seberapa pun hebatnya pengalaman Anda, ada beberapa informasi yang harus diketahui untuk tipe printer tertentu. Bagian penting yang wajib dibaca di buku petunjuk adalah cara menginstall printer pada komputer Anda. Perhatikan juga trik atau peringatan khusus yang ditulis dalam buku tersebut. Setelah itu simpan buku petunjuk di tempat yang mudah Anda ingat dan Anda jangkau.
- Pastikan listrik yang Anda gunakan stabil.
- Pasang tinta sesuai prosedur. Pada printer inkjet, saat pertama kali dihidupkan, printer akan menghabiskan beberapa menit untuk melakukan cleaning. Jangan pernah mematikan printer yang sedang melakukan proses cleaning.
- Jagalah kebersihan. Sebaiknya jika tidak digunakan–apalagi jika Anda tinggal di daerah berdebu–printer ditutup dengan kain. Penutupan ini tidak hanya di bagian atas, tapi juga menutupi seluruh tubuh printer. Serangga seperti kecoak, tikus, semut, dsb bisa menyebabkan kerusakan parah pada mainboard printer. Juga jangan biasakan makan di dekat printer, karena sisa/potongan makanan dapat mengundang serangga yang bisa menyebabkan kerusakan printer.
- Jangan menggunakan tinta palsu. Semua pembuat printer sangat tidak menyarankan penggunaan tinta palsu ini karena kecenderungannya yang sangat merusak. Kerusakan yang paling umum ditimbulkan oleh tinta palsu adalah jebolnya mainboard printer. Biaya yang harus dibayar untuk mengganti (umumnya tidak bisa diperbaiki) mainboard jelas tidak sebanding dengan penghematan yang diraih karena menggunakan tinta palsu. Cartridge tinta tak hanya berisi tinta saja. Bagian dalam printer inkjet Canon dan HP mengandung mekanisme penyeimbang tekanan udara, nozzle, dan sirkuit elektronik. Masing-masing komponen tersebut bekerjasama dan terkalibrasi sehingga menghasilkan tetesan tinta yang tajam, akurat, dan antibocor. Dengan mengisi ulang, sinkronisasi kerja setiap komponen akan terpengaruh sehingga tinta bisa bocor dan hasil cetak menjadi tidak tajam. Pada printer inkjet Epson, kotak tintanya memang hanya berisikan tinta. Namun tinta palsu tidak memiliki kekentalan dan ukuran partikel yang standar sehingga bisa menyebabkan kerusakan pada printhead. Pada printer laser, tinta palsu juga berpeluang besar membuat rusaknya
mainboard. Seorang petugas rental komputer di Bogor mengatakan bahwa penggunaan tinta palsu sudah berkali-kali merusak mainboard printernya. Namun mereka tetap menggunakan tinta palsu dengan alasan untuk menekan biaya. Ini bisa terjadi karena dalam mengganti tinta toner, mereka melakukannya sendiri–tidak menggunakan jasa perusahaan pengganti tinta toner. Menurut petugas rental tersebut penghematan biayanya bisa mencapai sekitar 25% – 50%. Karena
seringnya mengganti sendiri, hal tersebut mungkin tidak menjadi masalah. Namun jika Anda jarang mengganti tinta sendiri, atau tertarik untuk menggunakan produk palsu, sebaiknya jangan ambil resiko.
- Untuk printer laser, sebelum memasang toner, sebaiknya toner diguncang-guncang dulu–sesuai petunjuk di pembungkus toner–untuk menghindari penggumpalan toner karena penyimpanan dalam waktu lama.
- Untuk penggunaan printer warna, sebisa mungkin gunakan warna-warna yang ada secara seimbang. Hindari penggunaan warna tertentu secara sering, khususnya pada printer yang menempatkan ketiga tinta warnanya pada satu wadah. Pada printer seperti ini, jika suatu warna habis, printer akan menggunakan komposisi warna lain untuk sebisa mungkin membuat warna yang akan dicetak. Selain hasilnya akan tidak seperti yang Anda inginkan, ini juga bisa merusak printer. Menurut Hendro dari Metrodata, pada printer inkjet, karena warna yang habis akan mengering dan bisa menyebabkan terganggunya suplai tinta pada printhead.
- Gunakan media (kertas, transparansi, atau material lain) yang sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada buku petunjuk. Media merupakan faktor penting dalam menghasilkan kualitas cetakan yang prima. Dari hasil pengamatan Tim Lab InfoKomputer, tinta yang dibuat oleh vendor tertentu biasanya akan menghasilkan kualitas maksimal jika digunakan untuk mencetak dengan printer bermerek yang sama.
- Simpan media cetak (kertas, transparansi, atau material lain) pada tempat yang kering. Jaga juga agar media tidak terlipat atau bergelombang. Hindari penggunaan kertas yang berdebu, tepinya tidak rata (bekas sobekan), bekas fotokopi, atau keriput karena dapat mengakibatkan kertas tersangkut dalam printer, hasil cetakan tidak tajam, atau bahkan merusak tinta/toner.
- Untuk printer dengan beban kerja tinggi, minimal setahun sekali, periksakan printer Anda ke pusat servis resmi. Pada printer dot-matrix, disarankan pemeriksaannya adalah enam bulan sekali. Pemeriksaan ini dilakukan untuk mengetahui kemungkinan kerusakan printhead (pada dot-matrix dan inkjet).
Kesalahan Umum Pemakai Printer
- Menggunakan data switch manual. Ini umumnya terjadi pada pengguna di perkantoran kecil dengan beberapa PC dan satu printer. Sebaiknya gunakan data switch otomatis. Penggunaan versi manual bisa menimbulkan kejuta listrik yang mengakibatkan interface printer atau CPU rusak. Kerusakan yang sama juga dapat terjadi jika printer dan komputer dalam keadaan aktif (ON), lalu kabel data dihubungkan.
- Memakai kertas melampaui ketebalan yang diijinkan. Pada printer dot-matrix, ini bisa merusak platen roller, ribbon mask, dan printhead. Pada printer inkjet maupun printer laser, ini bisa merusak printhead.
- Menggunakan ribbon (pita) yang sudah buram pada printer dot-matrix. Bila sudah tipis – karena sudah buram – pita printer dot-matrix bisa sobek dan menyebabkan kerusakan pada printhead, ribbon mask, dan RDA.
- Menghubungkan kabel paralel saat printer sedang dihidupkan. Ini bisa merusak interface printer. Sebaiknya matikan dulu printer sebelum kabel paralel dihubungkan. Ini berlaku untuk semua jenis printer.
- Mengganti cartridge tinta tidak sesuai prosedur. Di tutup bagian atas printer atau di buku manual biasanya ada penjelasan prosedur penggantian yang benar. Pemaksaan dan prosedur yang tidak benar bisa menyebabkan kerusakan printer.
- Jika kertas tersangkut pada printer, jangan menggunakan alat yang tajam untuk melepas kertas. Ini bisa menyebabkan kerusakan pada komponen printer. Sebaiknya tarik kertas secara perlahan. Pada printer inkjet, jika masih ada kertas yang tersisa, nyalakan printer dan kertas akan otomatis tertarik keluar dengan sendirinya.
- Jika printer tidak dapat mencetak, belum tentu yang rusak adalah hardware-nya. Sebagian besar masalah ini bersumber pada software. Software ini bisa berarti driver, sistem operasi, atau aplikasi. Untuk menentukan apakah suatu masalah dari hardware atau software, ujilah komunikasi dari DOS prompt (untuk printer stand-alone, tidak terhubung ke jaringan). Caranya, dari prompt DOS asli (bukan DOS di Windows, atau MS-DOS Prompt) ketikkan DIR > PRN. Dengan perintah ini komputer akan mengirim data ke printer tanpa melalui driver atau aplikasi. Jika Anda bisa melihat tulisan
tercetak pada printer, hampir bisa dipastikan bahwa masalah tersebut bukan merupakan masalah pada hardware printer.
- Terlalu sering memati–hidupkan printer inkjet. Ini bisa menyebabkan cartridge tinta cepat habis (karena proses cleaning), dan juga menyebabkan power supply cepat rusak.
- Mencabut kabel power saat printer sedang dalam keadaan hidup–tanpa menekan tombol on-off terlebih dulu. Ini menyebabkan posisi printhead tidak tepat berada pada kotaknya (Head Cap), sehingga menyebabkan head kering dan rusak. Hasil cetakannya bisa blank atau error.
- Melepas tinta dari printer. Ini umum dilakukan oleh pengguna yang ingin meninggalkan printernya dalam jangka waktu lama. Sebaiknya biarkan tinta tetap pada printer.
Sumber
Banyak orang membeli printer hanya melihat dari harganya di toko. Anda termasuk pembeli yang hebat jika tidak hanya menghitung harga, tetapi juga memperhitungkan biaya operasionalnya. Istilah yang umum dipakai untuk ini adalah TCO (Total Cost of Ownership) alias biaya kepemilikan–yang mencakup seluruh biaya yang diperlukan dari awal pembelian sampai pemakaian dan pemeliharaannya.
Sampai saat ini memang tidak ada angka patokan yang jelas berapa besar TCO sebuah printer, tetapi ada beberapa faktor yang pasti menentukannya, yaitu :Jenis printer
Dot-matrix, inkjet, atau laser? Dot-matrix hanya digunakan oleh Anda yang sudah memilikinya dari jaman “perjuangan” atau oleh kalangan industri tertentu yang membutuhkannya untuk pencetakan pada kertas berkarbon (biro perjalanan, bank, dsb.). Biaya pembelian dot-matrix tidak terlalu mahal, demikian pula biaya pemakaian dan pemeliharaannya– pengorbanannya adalah pada kualitas dan kecepatan cetak. Anda yang membutuhkan kualitas bagus, tentu tidak ingin
memilih dot-matrix.
Inkjet merupakan printer yang paling banyak digunakan kalangan rumah tangga dan bisnis skala kecil. Di sisi biaya, ciri khas inkjet adalah biaya awal yang tidak terlalu tinggi (dibandingkan laser) dan biaya operasional yang tinggi (lebih tinggi daripada laser, apalagi dot-matrix). Laser agak berkebalikan dengan inkjet. Biaya awalnya tinggi, tetapi biaya operasionalnya tidak setinggi inkjet.
Apa yang Anda cetak? Jika Anda hanya mencetak teks biasa, hitam-putih, dengan jarak dan ukuran font normal, tanpa blok hitam/warna, dan sebagainya–pendeknya mencetak biasa–tentu Anda akan jauh lebih hemat dibandingkan jika Anda mencetak brosur yang indah penuh warna.
Cara pemakaian
Apakah Anda menggunakannya secara benar? Penggunaan yang tidak sesuai aturan (baca boks “Kesalahan Umum Pemakai Printer”) menyebabkan peluang rusak printer semakin tinggi. Tentu saja kerusakan printer berarti Anda harus mengeluarkan dana tambahan untuk memperbaikinya–belum lagi hilangnya produktivitas yang harus Anda tanggung. Setelah memperhitungkan TCO, langkah berikutnya adalah memilih printer yang tepat sesuai kebutuhan. Dan terakhir, tentu saja, Anda harus menggunakannya secara baik dan benar.
Penggunaan yang baik dan benar sebenarnya tidak sulit. Rahasianya: Baca buku petunjuk. Setiap printer pasti disertai buku petunjuk. Walaupun tingkat kelengkapan dan kejelasan buku petunjuk setiap printer berbeda-beda, hampir dapat dipastikan Anda tidak akan mengalami masalah untuk memahaminya–toh pembuat printer sudah bekerja keras untuk membuat buku petunjuk yang selengkap dan sejelas mungkin. Atau, dari buku petunjuk Anda juga bisa melihat seberapa
hebat perusahaan pembuat printer tersebut, karena semakin bagus bukunya biasanya semakin bagus juga produknya.
Pedoman Pemakaian yang Benar
- Begitu Anda membuka kardus printer, baca dulu buku petunjuk (manual) yang menyertainya. Seberapa pun hebatnya pengalaman Anda, ada beberapa informasi yang harus diketahui untuk tipe printer tertentu. Bagian penting yang wajib dibaca di buku petunjuk adalah cara menginstall printer pada komputer Anda. Perhatikan juga trik atau peringatan khusus yang ditulis dalam buku tersebut. Setelah itu simpan buku petunjuk di tempat yang mudah Anda ingat dan Anda jangkau.
- Pastikan listrik yang Anda gunakan stabil.
- Pasang tinta sesuai prosedur. Pada printer inkjet, saat pertama kali dihidupkan, printer akan menghabiskan beberapa menit untuk melakukan cleaning. Jangan pernah mematikan printer yang sedang melakukan proses cleaning.
- Jagalah kebersihan. Sebaiknya jika tidak digunakan–apalagi jika Anda tinggal di daerah berdebu–printer ditutup dengan kain. Penutupan ini tidak hanya di bagian atas, tapi juga menutupi seluruh tubuh printer. Serangga seperti kecoak, tikus, semut, dsb bisa menyebabkan kerusakan parah pada mainboard printer. Juga jangan biasakan makan di dekat printer, karena sisa/potongan makanan dapat mengundang serangga yang bisa menyebabkan kerusakan printer.
- Jangan menggunakan tinta palsu. Semua pembuat printer sangat tidak menyarankan penggunaan tinta palsu ini karena kecenderungannya yang sangat merusak. Kerusakan yang paling umum ditimbulkan oleh tinta palsu adalah jebolnya mainboard printer. Biaya yang harus dibayar untuk mengganti (umumnya tidak bisa diperbaiki) mainboard jelas tidak sebanding dengan penghematan yang diraih karena menggunakan tinta palsu. Cartridge tinta tak hanya berisi tinta saja. Bagian dalam printer inkjet Canon dan HP mengandung mekanisme penyeimbang tekanan udara, nozzle, dan sirkuit elektronik. Masing-masing komponen tersebut bekerjasama dan terkalibrasi sehingga menghasilkan tetesan tinta yang tajam, akurat, dan antibocor. Dengan mengisi ulang, sinkronisasi kerja setiap komponen akan terpengaruh sehingga tinta bisa bocor dan hasil cetak menjadi tidak tajam. Pada printer inkjet Epson, kotak tintanya memang hanya berisikan tinta. Namun tinta palsu tidak memiliki kekentalan dan ukuran partikel yang standar sehingga bisa menyebabkan kerusakan pada printhead. Pada printer laser, tinta palsu juga berpeluang besar membuat rusaknya
mainboard. Seorang petugas rental komputer di Bogor mengatakan bahwa penggunaan tinta palsu sudah berkali-kali merusak mainboard printernya. Namun mereka tetap menggunakan tinta palsu dengan alasan untuk menekan biaya. Ini bisa terjadi karena dalam mengganti tinta toner, mereka melakukannya sendiri–tidak menggunakan jasa perusahaan pengganti tinta toner. Menurut petugas rental tersebut penghematan biayanya bisa mencapai sekitar 25% – 50%. Karena
seringnya mengganti sendiri, hal tersebut mungkin tidak menjadi masalah. Namun jika Anda jarang mengganti tinta sendiri, atau tertarik untuk menggunakan produk palsu, sebaiknya jangan ambil resiko.
- Untuk printer laser, sebelum memasang toner, sebaiknya toner diguncang-guncang dulu–sesuai petunjuk di pembungkus toner–untuk menghindari penggumpalan toner karena penyimpanan dalam waktu lama.
- Untuk penggunaan printer warna, sebisa mungkin gunakan warna-warna yang ada secara seimbang. Hindari penggunaan warna tertentu secara sering, khususnya pada printer yang menempatkan ketiga tinta warnanya pada satu wadah. Pada printer seperti ini, jika suatu warna habis, printer akan menggunakan komposisi warna lain untuk sebisa mungkin membuat warna yang akan dicetak. Selain hasilnya akan tidak seperti yang Anda inginkan, ini juga bisa merusak printer. Menurut Hendro dari Metrodata, pada printer inkjet, karena warna yang habis akan mengering dan bisa menyebabkan terganggunya suplai tinta pada printhead.
- Gunakan media (kertas, transparansi, atau material lain) yang sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada buku petunjuk. Media merupakan faktor penting dalam menghasilkan kualitas cetakan yang prima. Dari hasil pengamatan Tim Lab InfoKomputer, tinta yang dibuat oleh vendor tertentu biasanya akan menghasilkan kualitas maksimal jika digunakan untuk mencetak dengan printer bermerek yang sama.
- Simpan media cetak (kertas, transparansi, atau material lain) pada tempat yang kering. Jaga juga agar media tidak terlipat atau bergelombang. Hindari penggunaan kertas yang berdebu, tepinya tidak rata (bekas sobekan), bekas fotokopi, atau keriput karena dapat mengakibatkan kertas tersangkut dalam printer, hasil cetakan tidak tajam, atau bahkan merusak tinta/toner.
- Untuk printer dengan beban kerja tinggi, minimal setahun sekali, periksakan printer Anda ke pusat servis resmi. Pada printer dot-matrix, disarankan pemeriksaannya adalah enam bulan sekali. Pemeriksaan ini dilakukan untuk mengetahui kemungkinan kerusakan printhead (pada dot-matrix dan inkjet).
Kesalahan Umum Pemakai Printer
- Menggunakan data switch manual. Ini umumnya terjadi pada pengguna di perkantoran kecil dengan beberapa PC dan satu printer. Sebaiknya gunakan data switch otomatis. Penggunaan versi manual bisa menimbulkan kejuta listrik yang mengakibatkan interface printer atau CPU rusak. Kerusakan yang sama juga dapat terjadi jika printer dan komputer dalam keadaan aktif (ON), lalu kabel data dihubungkan.
- Memakai kertas melampaui ketebalan yang diijinkan. Pada printer dot-matrix, ini bisa merusak platen roller, ribbon mask, dan printhead. Pada printer inkjet maupun printer laser, ini bisa merusak printhead.
- Menggunakan ribbon (pita) yang sudah buram pada printer dot-matrix. Bila sudah tipis – karena sudah buram – pita printer dot-matrix bisa sobek dan menyebabkan kerusakan pada printhead, ribbon mask, dan RDA.
- Menghubungkan kabel paralel saat printer sedang dihidupkan. Ini bisa merusak interface printer. Sebaiknya matikan dulu printer sebelum kabel paralel dihubungkan. Ini berlaku untuk semua jenis printer.
- Mengganti cartridge tinta tidak sesuai prosedur. Di tutup bagian atas printer atau di buku manual biasanya ada penjelasan prosedur penggantian yang benar. Pemaksaan dan prosedur yang tidak benar bisa menyebabkan kerusakan printer.
- Jika kertas tersangkut pada printer, jangan menggunakan alat yang tajam untuk melepas kertas. Ini bisa menyebabkan kerusakan pada komponen printer. Sebaiknya tarik kertas secara perlahan. Pada printer inkjet, jika masih ada kertas yang tersisa, nyalakan printer dan kertas akan otomatis tertarik keluar dengan sendirinya.
- Jika printer tidak dapat mencetak, belum tentu yang rusak adalah hardware-nya. Sebagian besar masalah ini bersumber pada software. Software ini bisa berarti driver, sistem operasi, atau aplikasi. Untuk menentukan apakah suatu masalah dari hardware atau software, ujilah komunikasi dari DOS prompt (untuk printer stand-alone, tidak terhubung ke jaringan). Caranya, dari prompt DOS asli (bukan DOS di Windows, atau MS-DOS Prompt) ketikkan DIR > PRN. Dengan perintah ini komputer akan mengirim data ke printer tanpa melalui driver atau aplikasi. Jika Anda bisa melihat tulisan
tercetak pada printer, hampir bisa dipastikan bahwa masalah tersebut bukan merupakan masalah pada hardware printer.
- Terlalu sering memati–hidupkan printer inkjet. Ini bisa menyebabkan cartridge tinta cepat habis (karena proses cleaning), dan juga menyebabkan power supply cepat rusak.
- Mencabut kabel power saat printer sedang dalam keadaan hidup–tanpa menekan tombol on-off terlebih dulu. Ini menyebabkan posisi printhead tidak tepat berada pada kotaknya (Head Cap), sehingga menyebabkan head kering dan rusak. Hasil cetakannya bisa blank atau error.
- Melepas tinta dari printer. Ini umum dilakukan oleh pengguna yang ingin meninggalkan printernya dalam jangka waktu lama. Sebaiknya biarkan tinta tetap pada printer.
Sumber
